Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Là câu hỏi của không ít những cá nhân, đơn vị lần đầu tiên được giao trọng trách thực hiện một chương trình, sự kiện. Họ băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu và phải làm những gì. Chính vì thế, bài viết sau Hanoi Studio sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về một quy trình tổ chức sự kiện, biết cách thực hiện và đạt hiệu quả cao.

tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là lên kế hoạch và thực hiện các chương trình theo nhiều hình thức và mục đích khác nhau. Hiện nay, ở Việt Nam thường tổ chức các sự kiện trong những lĩnh vực liên quan đến kinh doanh, bán hàng, hội nghị, hội thảo, hòa nhạc, lễ hội, liên hoan, hội họp, giao lưu gặp gỡ…

Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức một sự kiện, chắc chắn mỗi công ty, doanh nghiệp đều đã có những mục đích riêng. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn có những chuẩn bị phù hợp, dự trù mức kinh phí và mang lại hiệu quả tốt hơn. Mục tiêu đó có thể là truyền thông giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty; gia tăng doanh số; mở rộng thị trường; tạo sự tin tưởng đối với đối tác; tìm kiếm khách hàng tiềm năng; quảng bá thương hiệu…

tổ chức sự kiện
Cần phải xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện của doanh nghiệp là gì để có được kế hoạch và phướng án thực hiện hiệu quả.

Bên cạnh việc xác định mục đích tổ chức sự kiện, bạn cũng cần xác định đối tượng khách mời. Khách mời của bạn là những ai? Họ thuộc từng lớp nào? Có bao nhiêu quan khách tham dự?… Khi trả lời được những câu hỏi này bạn sẽ có hướng đi cụ thể từ việc trang trí sân khấu, chuẩn bị nội dung chương trình…

Chí phí tổ chức sự kiện

Sau khi dự trù mức kinh phí cho toàn bộ chương trình, bạn cần chi tiết hơn nữa cho từng khâu. Ví dụ: tổ chức sự kiện sẽ cần đến đơn vị quay phim chụp ảnh, bạn nên liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ đó, trao đổi và thỏa thuận để có mức giá hợp lý. Cũng tương tự như thế, bạn sẽ tìm địa điểm tổ chức sự kiện cho 100 – 200 người, chốt giá cả. Tất cả khâu liên quan đến chi phí bạn nên làm việc thật rõ ràng để ước chừng và có phương án tổ chức tốt nhất.

Nhân sự thực hiện

Với những sự kiện quy mô và có tính chất quan trọng bạn nên thuê các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện như thế sẽ an toàn hơn. Tuy nhiên, trước khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện bạn vẫn nên có một buổi gặp mặt trực tiếp để trao đổi rõ ràng về các yêu cầu cũng như mong muốn. Khi đơn vị chuyên tổ chức sự kiện triển khai kế hoạch vẫn phải cử một nhân viên để giám sát và điều chỉnh những khâu chưa hợp lý.

Đối với trường hợp tự tổ chức sự kiện, bạn cần phân bổ nhân sự cho các khâu sau: sân khấu, ghế khách mời và lãnh đạo, nước uống cho khách mời và lãnh đạo, lễ tân, MC chương trình, người phụ trách âm thanh, người phụ trách ánh sáng…

Địa điểm tổ chức sự kiện

Một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo cần phải đáp ứng các tiêu chí sau: không gian thông thoáng, sang trọng, giao thông thuận lợi, chi phí hợp lý. Đặc biệt, bạn phải xác định được chính xác số lượng khách mời để chọn được địa điểm có sức chứa đúng. Bạn cũng nên dành thời gian để khảo sát qua địa điểm, trao đổi và ký hợp đồng với bên cho thuê.

Thuê đơn vị quay phim chụp ảnh sự kiện

Việc lưu lại những hình ảnh ấn tượng trong các chương trình bằng dịch vụ quay phim chụp ảnh sự kiện là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó không chỉ giúp lưu giữ hình ảnh về chặng đường phát triển của doanh nghiệp mà còn có thể dùng những tư liệu này trong việc giới thiệu thương hiệu, sản phẩm đến gần hơn với khách hàng bằng cách đăng tải lên các website, youtube, facebook cùng các trang mạng xã hội khác. Bên cạnh đó, sử dụng dịch vụ quay phim chụp ảnh sự kiện còn giúp chương trình trở nên quy mô hơn, hoành tráng hơn trong mắt quan khách tham dự.

Quay phim chụp ảnh sự kiện giúp lưu lại những khoảnh khắc đẹp, đáng nhớ trong chương trình.

Tài liệu cho sự kiện

Để sự kiện thành công tốt đẹp, bạn phải chuẩn bị cho sự kiện của mình một kịch bản thật chỉn chu. Một số khách mời sẽ có nhu cầu xem trước nội dung chương trình vì vậy sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm kịch bản vắn tắt của sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị thư mời và thư cảm ơn đối với khách mời, đơn vị báo chí, đơn vị tài trợ… giúp chương trình hoàn thiện hơn.

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?
Đánh giá bài viết
Ý kiến bình luận